Jak zlikwidować silosy i wdrożyć technologie w całej jednostce administracyjnej

Czy masz wrażenie, że Twoja agencja działa w izolacji? Innymi słowy, czy wydaje Ci się, że każdy dział w Twojej jednostce korzysta z innego rozwiązania do realizacji zadziwiająco podobnych zadań? Jeśli tak, to nie jesteś tak sam, jak mogłoby się wydawać. Często zdarza się, że różne działy lub biura w każdej organizacji – czy to jednostce rządowej, czy innej – korzystają z różnych rozwiązań! Ale, jak to się mówi, dzielenie się jest troską, więc nadszedł czas, aby zburzyć te silosy. Na szczęście zharmonizowanie wszystkich pod względem technologicznym jest łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać. Skorzystaj z tego trójtorowego podejścia, aby wprowadzić nowe technologie i zwiększyć wydajność w całej Twojej jednostce.

1. Oceń potrzeby swojej agencji

Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie codziennych wyzwań, przed którymi stoi Twój zespół. Jako lider w swojej organizacji prawdopodobnie znasz już mocne i słabe strony swojego zespołu. Nie oznacza to jednak, że nie możesz skorzystać z pomysłów innych. Zbierz swój zespół na burzę mózgów i zapisz również ich sugestie. Oto kilka pytań, które warto rozważyć podczas wspólnej pracy:

• Ile czasu zajmuje wykonanie różnych codziennych zadań?
• Ile pracy jesteście w stanie wykonać wraz ze swoimi pracownikami w ciągu typowego dnia?
• Jakie sprawy wyborcy najczęściej zgłaszają w Pańskim biurze?
• Co najbardziej frustruje Państwa pracowników?
• W jakich obszarach można zwiększyć wydajność Twojego procesu pracy?

Po udzieleniu odpowiedzi na pytania sporządź listę najpoważniejszych, powtarzających się problemów i uszereguj je według ważności.

2. Wypełnić lukę między działami

Dowiedzenie się, czym zajmują się Twoi współpracownicy, może być tak proste, jak wysłanie e-maila, zadzwonienie lub przejście na drugą stronę korytarza. Może się okazać, że inne działy borykają się z tymi samymi trudnościami, co Twój. Zapytaj ich, jak radzą sobie z problemami, a być może odkryjesz, że masz już dostęp do potrzebnych rozwiązań. Skontaktuj się z organem właściwym dla Twojej jurysdykcji GIS lub skontaktować się z działem IT, aby zapytać o dostępne rozwiązania technologiczne. Jeśli jednak w waszych biurach nie ma odpowiednich rozwiązań technologicznych, być może nadszedł czas, abyście połączyli siły z innymi działami. Ta siła wynikająca z liczby może przekonać interesariuszy, że problemy dotyczące całego obszaru jurysdykcji wymagają nowych, innowacyjnych rozwiązań.

3. Zapoznaj się z dostępnymi rozwiązaniami

W jaki sposób agencje rządowe wykorzystują technologie do realizacji swoich codziennych zadań? Jedną z cech wspólnych niemal wszystkich departamentów jest potrzeba zrozumienia sytuacji w konkretnej lokalizacji oraz pozyskiwania danych dotyczących tego obszaru. Agencje mogą to osiągnąć dzięki wykorzystaniu zdjęć lotniczych i danych geoprzestrzennych. Zdjęcia lotnicze o wysokiej rozdzielczości mogą ujawnić szczegóły których zebranie pieszo wymagałoby znacznie więcej wysiłku. Te same dane mogą przynosić lepsze wyniki w różnych organizacjach. Chociaż urzędnicy z różnych departamentów korzystają z tych samych zasobów, mogą oni wyodrębniać różne punkty danych, które pozwalają im usprawniać swoje działania i sposób funkcjonowania. Często zdarza się, że kilkanaście lub więcej agencji w celu udostępniania materiałów graficznych i danych GIS. Pozyskanie poparcia ze strony innych wydziałów może pomóc danemu urzędowi w podziale kosztów oraz zapewnieniu lepszych odpowiedzi podmiotom podlegającym jego jurysdykcji. Rozważając różne rozwiązania technologiczne, warto zwrócić się do decydentów w następujących obszarach:

GIS

Systemy informacji geograficznej Wydziały te często mają za zadanie dostarczać innym agencjom zdjęcia satelitarne, warstwy danych kartograficznych oraz inne informacje geoprzestrzenne.

Ocena

Urzędnicy ds. oceny i wyceny może przeglądać i analizować nieruchomości na podstawie zdjęć satelitarnych i danych GIS w celu przeprowadzania rzetelnych i sprawiedliwych wycen nieruchomości metodą zdalną.

Bezpieczeństwo publiczne

Służby bezpieczeństwa publicznego—w tym operatorzy numeru alarmowego E9-1-1 i dyspozytorzy, funkcjonariusze organów ścigania, straż pożarna, zespoły poszukiwawczo-ratownicze oraz jednostki ds. zarządzania kryzysowego—wykorzystują materiały obrazowe i dane do reagowania na sytuacje kryzysowe, przygotowywania się do nich oraz planowania kluczowych misji w terenie.

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne

Planowanie i zagospodarowanie przestrzenne Wydziały mogą analizować struktury w celu wykrywania naruszeń przepisów, śledzić pozwolenia na zagospodarowanie przestrzenne, wprowadzać zmiany w granicach działek oraz zarządzać rozwojem na terenie swojej jurysdykcji.

Roboty publiczne

Pracownicy służb robót publicznych mogą wykorzystywać zdjęcia satelitarne do identyfikacji elementów infrastruktury, takich jak drogi i mosty, wymagających naprawy.

I nie tylko

Od inżynierów powiatowych po lokalne okręgi szkolne — każda instytucja może skorzystać z bardziej rozbudowanego zestawu narzędzi technologicznych, obejmującego zdjęcia lotnicze w wysokiej rozdzielczości oraz dane dotyczące nieruchomości. Dzięki współpracy z innymi przedstawicielami administracji publicznej można przełamać bariery utrudniające współdziałanie. Gdy wszyscy dysponują odpowiednimi danymi, możliwe jest osiągnięcie większej wydajności i spójności we wszystkich obszarach działania administracji. Zobacz, jaką różnicę mogą wprowadzić odpowiednie zdjęcia i dane w pracy poszczególnych instytucji. Pobierz nasz przewodnik w celu promowania wykorzystania materiałów graficznych na terenie całej waszej jurysdykcji.