Voisin de la capitale nationale, le comté de Fairfax, en Virginie, compte 407 milles carrés et compte 1,12 million d’habitants. Fortement développé des années 1960 aux années 1980, le comté compte 352 910 parcelles imposables et relativement peu de terres non aménagées disponibles. Quand il y a des changements, il s’agit souvent de reconstruire ou de rénover la propriété.
La division immobilière, comté de Fairfax,
Département de l’administration fiscale a le défi de gérer ces près de 353 000 colis avec un personnel de moins de 100 personnes. Pour les aider à surmonter ce défi, tout en maintenant leur productivité et en restant à jour avec les changements qui se produisent dans leur juridiction, le comté s’est tourné vers
CONNECTAssessment™ et
ChangeFinder™ pour aider.
Pas étranger à EagleView
®, anciennement connu sous le nom de pictométrie
®, le comté de Fairfax voit sa juridiction aérienne depuis 2003. Les évaluateurs résidentiels accéderaient aux images et aux outils via l’Electronic Field Study (EFS) d’EagleView, une solution d’auto-hébergement nécessitant un serveur sur place et l’installation de logiciels sur chaque ordinateur. Avec 52 évaluateurs résidentiels et 24 évaluateurs commerciaux, l’utilisation de l’EFS a entraîné beaucoup d’ordinateurs avec des logiciels à entretenir.
La technologie pour gérer le changement
Le directeur adjoint des propriétés résidentielles, Larry Mackereth, CAE, a déclaré que l’une des raisons pour lesquelles ils ont décidé d’être le premier comté aux États-Unis à mettre en œuvre CONNECTAssessment est qu’il est accessible via le web. « Le premier avantage pour nous d’utiliser CONNECTAssessment, c’est qu’il ne nécessite pas d’installation intensive sur chaque machine. Quand on a un personnel de notre taille, c’est un gros avantage », a expliqué Mackereth. « Deuxièmement, nous avons un nombre assez important de personnel qui télétravaille et avoir un produit web est efficace puisqu’il peut être utilisé à plusieurs endroits. »
La mise en œuvre de CONNECTAssessement a débuté au printemps 2014 et la première formation pour les évaluateurs a eu lieu peu après. Les livrables ChangeFinder ont été ajoutés et les évaluateurs ont commencé à examiner les propriétés à la fin juin. « En examinant nos livrables, nous avons constaté qu’environ 8% de nos candidats présentent un changement – cela représente environ 20 000 de nos propriétés », a déclaré Mackereth. « Pour gérer cela, nous devions concentrer nos efforts sur des changements majeurs, par exemple de nouvelles constructions et de démolitions. »
Il était important pour le comté de Fairfax de commencer le projet bien avant son examen annuel qui débute en septembre. « Comme c’était un nouveau système, nous anticipions quelques retards, alors nous avons essayé de fixer un objectif réaliste pour examiner 50% des candidats au changement d’ici le 1er octobre », a expliqué Mackereth. « Notre évaluation s’est concentrée sur les nouvelles constructions, les propriétés démolies et celles avec un changement supérieur à 25%. À la mi-septembre, nous avons dépassé cet objectif de 20% et, au moment où nous avons commencé notre évaluation annuelle, nous avions déjà examiné environ 73% des propriétés. »
Faire plus avec moins de ressources
Mackereth est satisfait des gains d’efficacité que CONNECTAssessment et les livrables de ChangeFinder ont apportés à son équipe. Le département avait auparavant un programme de promenades de quartier où les évaluateurs et les collecteurs de données inspectaient les propriétés porte-à-porte, maison par maison, avec pour objectif d’inspecter chaque année un sixième des propriétés résidentielles du comté; cependant, en raison de contraintes budgétaires, le programme a été réduit. « Nous passons beaucoup de temps sur le terrain à collecter des données, à surveiller les démolitions et les nouvelles constructions; Cependant, à cause de notre manque de personnel, nous ne pouvons pas surveiller chaque propriété. ChangeFinder et CONNECTAssessment nous permettent de continuer à inspecter une grande partie de notre juridiction de façon rentable, sans nécessairement avoir à nous rendre sur le terrain. »
L’évaluatrice résidentielle Teresa Rhinehart a été l’une des premières du département à utiliser CONNECTAssessment et l’utilise tous les jours. « C’est plus rapide, plus rapide et c’est encore plus facile d’accéder aux images des années précédentes, ce qui aide à la vérification », expliqua Rhinehart. L’évaluateur Forrest Mathews reconnaît que l’interface est facile à utiliser et qu’il l’utilise au quotidien. « J’aime vraiment l’accès en ligne et il est beaucoup plus facile de voir les images des années précédentes », a déclaré Mathews. « J’aime l’utiliser pour me préparer au travail de terrain. »
Améliorer l’accès et gagner du temps
Les évaluateurs effectuant des travaux de terrain sont parfois bloqués en raison du manque d’accès aux propriétés. Mackereth a déclaré que CONNECTAssessment a aidé son équipe à surmonter ce problème. « Sur le terrain, les évaluateurs doivent obtenir la permission d’accéder aux arrière-cours des propriétés », a expliqué Mackereth. « Cela peut prendre du temps et être difficile à obtenir, surtout lorsqu’il s’agit de communautés fermées. »
Mackereth a indiqué que l’utilisation de CONNECTAssessment avec les livrables ChangeFinder fait gagner du temps aux évaluateurs en leur permettant d’identifier rapidement les changements sur la propriété et, dans bien des cas, d’effectuer les mises à jour nécessaires au dossier de la propriété sans inspection sur le terrain. Il a ajouté que cela offre aussi une opportunité d’un contrôle de qualité accru. « Certains de nos candidats au changement avaient des permis existants dont l’évaluateur avait connaissance, mais en effectuant un examen rapide dans CONNECTAssessment, cela a donné une autre chance à l’évaluateur de s’assurer que le dossier était correct », a déclaré Mackereth.
Bien que le comté de Fairfax soit entièrement développé, Mackereth a dit voir des avantages pour d’autres juridictions. « Je comprends que cette demande pourrait être très utile pour les comtés avec beaucoup de nouveaux développements. » Dans l’ensemble, il est très satisfait du choix du département de mettre en œuvre le programme. Il affirme qu’en plus de l’avantage évident offert par la technologie de détection des changements, les avantages supplémentaires d’avoir accès à des propriétés généralement inaccessibles et de pouvoir répondre aux exigences du nombre d’inspections annuelles ont été une victoire pour son équipe.
« Ça nous aide à faire notre travail plus efficacement parce qu’on peut maintenant vérifier les propriétés sans quitter le bureau. Ce qui prenait des heures ne prend plus que quelques minutes », conclut Mackereth.