Myślisz, że Twoja agencja rządowa jest zbyt mała, by korzystać z nowoczesnych technologii? Zastanów się jeszcze raz!

W kwestii zaawansowanych technologicznie rozwiązań uwaga skupia się wprawdzie na dużych miastach, ale większość amerykańskich społeczności nie jest bynajmniej tak ogromna. Szacunki dotyczące liczby ludności opracowane przez Amerykański Urząd Spisu Ludności na rok 2017 pokazują, że zaledwie 4% miast w kraju liczą 50 000 mieszkańców lub więcej. W rzeczywistości prawie połowa — 47% — gmin liczy 1 000 mieszkańców lub mniej. Mniejsze jednostki samorządowe mają równie duże zapotrzebowanie na technologie, co większe obszary. Na szczęście wdrożenie tych rozwiązań jest dla nich łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać. Chociaż futurystyczne technologie mogą wydawać się synonimem wielkich aglomeracji, to właśnie małe miasta mogą częściej przewodzić zmianom. W rozmowach z przedsiębiorcami z branży technologii bezpieczeństwa publicznego magazyn „Government Technology” odkrył, że mniejsze miasta były bardziej skłonni do testowania nowych rozwiązań technologicznych. Istnieją możliwości dla jednostek samorządowych, które chcą wypróbować nowe technologie na dowolną skalę.

Po co wypróbowywać nowe technologie?

Można by pomyśleć, że tylko największe agencje dysponujące największymi budżetami mogą sobie pozwolić na modernizację swoich rozwiązań technologicznych. Jednak każda agencja rządowa, niezależnie od wielkości, może w jakiś sposób wykorzystywać technologie. Wybór rozwiązania technicznego to coś więcej niż tylko wybór najnowszej i najbardziej atrakcyjnej technologii dostępnej na rynku (choć innowacyjność może wiele zdziałać). Decydenci muszą wybierać technologie, które ułatwiają pracownikom wykonywanie ich obowiązków oraz – zwłaszcza w sektorze rządowym – zapewniają klientom potrzebne im odpowiedzi.

Większa łatwość obsługi

Badania wykazały, że wiele osób zatrudnionych w sektorze publicznym uważa, iż technologia działa na ich niekorzyść, a nie na ich korzyść. Opublikowany w styczniu, Ankieta dotycząca możliwości zaangażowania Badanie przeprowadzone przez The Workforce Institute przy firmie Kronos wykazało, że 55% pracowników administracji stanowej i samorządowej uważają, że przestarzałe procesy i technologie utrudniają im pracę. W badaniu przeprowadzonym przez firmę Unisys w 2018 roku 45% pracowników w organizacjach „opóźnionych technologicznie” — czyli tych, w których stosuje się przestarzałe technologie — stwierdziło, że nie są w stanie pracować wydajnie przy użyciu urządzeń, które otrzymali do wykonywania swoich obowiązków. Ponadto prawie połowa pracowników tych organizacji zgłaszała frustrację wobec swoich pracodawców i chęć znalezienia pracy gdzie indziej. Utrzymanie pracowników stanowi wyzwanie w przypadku przestarzałej technologii. Jednak pozyskanie nowych pracowników również okazuje się trudne bez odpowiednich zasobów. A podobne badanie Badanie przeprowadzone przez serwis analityczny Harvard Business Review wykazało, że 51% pracodawców miało trudności z pozyskaniem talentów z powodu przestarzałej technologii. Ułatwianie pracy pracownikom nie jest zbędnym wydatkiem. To inwestycja w pracowników, która zwiększa wydajność i ogranicza kosztowną rotację kadr w organizacji. Odpowiednia technologia dla małych agencji rządowych może również stanowić atut w pozyskiwaniu i zatrzymywaniu odpowiednich pracowników.

Podejmowanie świadomych decyzji

Wiele agencji rządowych musi codziennie udzielać odpowiedzi na pytania dotyczące nieruchomości. Potrzebują one rozwiązań technologicznych, które usprawnią proces podejmowania decyzji i zapewnią im dostęp do niezbędnych danych w odpowiednim momencie. W tym celu jednostki administracyjne każdej wielkości sięgają po informacje geoprzestrzenne oraz rozwiązania w zakresie mapowania. Hrabstwo Las Animas w stanie Kolorado, liczące około 15 000 mieszkańców, to rozległy obszar wiejski zajmujący powierzchnię ponad 4 700 mil kwadratowych. Z wyjątkiem Trinidadu, który jest stolicą hrabstwa, liczba mieszkańców każdej innej gminy w hrabstwie wynosi znacznie poniżej 1 000. W hrabstwie, które ma mniej mieszkańców, ale większą powierzchnię, Jodi Amato, rzeczoznawca powiatowy a jej trzyosobowy zespół miał trudności z monitorowaniem nowych inwestycji budowlanych na terenie gmin nieposiadających osobowości prawnej oraz w małych miasteczkach. „Wiedziałam, że toczy się wiele budów, które nie są uwzględniane w rejestrze podatkowym” – powiedziała Amato. „W hrabstwie naszej wielkości ludzie po prostu przyjeżdżają i budują. Myślą sobie: »No cóż, po prostu zbuduję, a nikt mnie nie złapie. Zajmie im trochę czasu, zanim znajdą mój budynek«”. Poruszając się pieszo, pracownicy Amato byli w stanie znaleźć jedynie jeden lub dwa nowe budynki dziennie. Dzięki odpowiednim zdjęciom oraz dane geoprzestrzenne, dzięki czemu codziennie udawało im się wykrywać od 10 do 20 nowych obiektów budowlanych. W ciągu zaledwie trzech i pół miesiąca, sprawdzając jedynie jedną trzecią obszaru hrabstwa, rzeczoznawcy byli w stanie uwzględnić w wycenie 14 milionów dolarów rzeczywistej wartości nowych obiektów budowlanych. Technologia nie tylko ułatwiła pracę Amato i jej zespołowi. Zapewniła im również większą pewność oraz dane niezbędne do przeprowadzenia sprawiedliwych i obiektywnych wycen.

Lepsza obsługa klienta

Agencje rządowe nie ograniczają się jedynie do udzielania odpowiedzi na pytania. Muszą również pomagać swoim obywatelom. Internet umożliwia rozpowszechnianie informacji i pomaganie większej liczbie osób w krótszym czasie. Na stronie FutureView 2018, rzeczoznawcy z Biuro rzeczoznawcy hrabstwa Santa Fe mówili o znaczeniu zadowolenia klientów w administracji powiatowej. Korzystając z narzędzi do czatu na żywo oraz utrzymując aktywność w mediach społecznościowych, mogą komunikować się z mieszkańcami i odgrywać aktywną rolę w społecznościach, którym służą. Hrabstwa mogą również stosować model samoobsługowy, udostępniając mieszkańcom poszukiwane przez nich informacje. Biuro Audytora w hrabstwie Clermont, Ohio, udostępnia dane mapowe wraz z obrazami satelitarnymi na swojej stronie internetowej. Narzędzia te umożliwiają członkom społeczności przeglądanie informacji o swoich nieruchomościach i okolicy bez konieczności dzwonienia lub odwiedzania urzędu. Dzięki udostępnianiu zdjęć i danych mieszkańcom agencje hrabstwa mogą skupić się na swoich podstawowych obowiązkach, zamiast spędzać cały dzień na odpowiadaniu na często zadawane pytania. Tim Popplewell, administrator ds. wyceny nieruchomości w Hrabstwo Russell w stanie Kentucky, dostrzegł te korzyści dzięki podobnym narzędziom w swojej gminie liczącej zaledwie 17 000 mieszkańców. „Udostępniając nasze zdjęcia społeczności za pośrednictwem publicznej mapy internetowej” – powiedział Popplewell – „udało nam się zapewnić mieszkańcom cenne informacje, jednocześnie zmniejszając liczbę zapytań i natężenie ruchu w naszym urzędzie”.

Technologia dostosowana do potrzeb każdego

Organy administracji mają wiele powodów, by wdrażać technologie. Chociaż innowacje technologiczne mają kluczowe znaczenie, decydenci powinni również wziąć pod uwagę „miękkie” korzyści płynące z technologii, takie jak wzrost wydajności, usprawnienie procesów roboczych oraz poprawa obsługi klienta. Dzięki temu zainteresowane strony znajdą rozwiązanie, które będzie najlepsze dla wszystkich. W jaki sposób urzędy wyceny i inne agencje rządowe wykorzystują technologie, takie jak zdjęcia lotnicze? Pobierz nasz przewodnik dotyczący wykorzystania materiałów graficznych w różnych agencjach żeby przekonać się, jakie korzyści przynosi im ta technologia.